Du behøver ikke have en færdig projektbeskrivelse. Tværtimod er det en god idé at tage fat i aktionsgruppen, mens idéen stadig kan formes — så kan koordinatoren hjælpe dig med at dreje projektet i en retning, der passer til den lokale udviklingsstrategi. Det er nemlig strategien, der afgør, hvilke projekter aktionsgruppen kan prioritere, og den er forskellig fra område til område.

Det hjælper samtalen på vej, hvis du kan sige lidt om:

• hvad du vil lave, og hvilket behov projektet løser
• hvem der står bag, og hvem projektet er til for
• hvor i lokalområdet det skal foregå
• et groft overslag over udgifter, og hvordan du forestiller dig at finansiere resten
• hvornår du tænker, projektet skal gennemføres

Det hele må gerne være løse tanker. Koordinatoren er vant til at tale med folk, der er helt i idéfasen, og kan samtidig fortælle dig om ansøgningsfrister, krav til dokumentation og hvad der kan gives tilskud til.

Hver aktionsgruppe har sin egen udviklingsstrategi, som du finder deres hjemmeside. Strategien beskriver de udfordringer og muligheder, aktionsgruppen ser i netop dit område, og hvilke indsatsområder den vil prioritere i perioden. Kig især efter:

• de mål og indsatsområder, strategien peger på - kan du genkende dit projekt i et af dem?
• hvilke typer aktiviteter aktionsgruppen fremhæver som eksempler
• de kriterier, bestyrelsen lægger vægt på, når den prioriterer mellem ansøgninger

Kan du se en klar sammenhæng, er du godt på vej. Er du i tvivl, så ring til koordinatoren. Det er en helt almindelig henvendelse, og koordinatoren kender både strategien og de projekter, der tidligere er indstillet - og kan derfor hurtigt sige, om din idé ligger inden for rammerne, eller om der er et par justeringer, der ville gøre den stærkere.

Husk, at det er bestyrelsen i aktionsgruppen, der beslutter, hvilke projekter der indstilles til tilskud. En god snak med koordinatoren er ingen garanti, men det er den bedste måde at finde ud af, om du er på rette spor, inden du bruger tid på en ansøgning.

Find din lokale aktionsgruppes hjemmeside

Ja, tilskuddet udbetales bagud, når projektet er gennemført, og kun for udgifter, du kan dokumentere, at du har afholdt og betalt.

Du skal altså sikre dig, at finansieringen er på plads, før projektet går i gang.

Du må gerne gå i gang med projektet, før du søger om tilskud. Det gælder alle typer udgifter. Men du gør det for egen regning og risiko, for hverken aktionsgruppen eller Plan- og Landdistriktsstyrelsen har godkendt din ansøgning endnu.

Projektet regnes for påbegyndt, når du sætter fysiske aktiviteter i gang, bestiller eller køber varer og ydelser, eller betaler udgifter, der vedrører projektet.

Det afgørende er den startdato, du selv angiver i Tast selv. Du kan ikke få tilskud til udgifter, du har afholdt før den dato - så har du været i gang på forhånd, skal du huske at sætte startdatoen, så de allerede afholdte aktiviteter ligger inden for projektperioden. Projektet må dog ikke være påbegyndt før den 1. januar 2023, og du kan derfor ikke angive en tidligere startdato.

Projektet må heller ikke være fysisk afsluttet eller fuldt gennemført, inden ansøgningsfristen i den runde, hvor du søger.

Nej, dit tilsagn er et løfte om, at du får tilskuddet, når alle vilkår er opfyldt. Pengene udbetales først, når projektet er gennemført, og alle udgifter er betalt - og først når du selv har søgt om at få dem udbetalt via Tast selv.

Der går som regel et godt stykke tid fra tilsagn til udbetaling - både mens projektet gennemføres, og mens din udbetalingsanmodning bliver behandlet. Sørg derfor for, at finansieringen er på plads i hele perioden.

Det gør din lokale aktionsgruppe. Plan- og Landdistriktsstyrelsen kontrollerer bagefter, at projektet lever op til reglerne.

Aktionsgruppen udvælger projekterne. Når ansøgningsfristen er udløbet, gennemgår bestyrelsen alle ansøgninger i sit område og udvælger ud fra den lokale udviklingsstrategi, hvilke projekter der skal indstilles til tilskud. Vurderingen sker efter gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier, som du kan finde på aktionsgruppens hjemmeside sammen med strategien. Bestyrelsen fastsætter samtidig, hvor stort et tilskud dit projekt kan få - den kan vælge at indstille dig til et mindre beløb, end du har søgt om, eller kun at støtte en del af projektet, og den kan bede dig om at tilrette projektet, inden det indstilles. Projekter, der ikke bliver udvalgt, får afslag.

Styrelsen kontrollerer og giver tilsagn. Plan- og Landdistriktsstyrelsen tjekker, at det indstillede projekt opfylder ordningens krav, og træffer den endelige afgørelse. Har du søgt til udgifter, der ikke kan støttes, kan styrelsen sætte tilskuddet ned.

Både afslag og tilsagn kommer i Tast selv, hvor du selv skal holde øje.

Du kan højst få dækket 50 pct. af projektets udgifter - resten skal du selv finde.

De 50 pct. er et loft, så satsen kan være lavere, alt efter projekttype og hvad din aktionsgruppe har besluttet.

Ikke nødvendigvis - de færreste projekter forløber præcis som beskrevet i ansøgningen. Men kontakt din koordinator, så I sammen kan afklare, om din ændring skal godkendes.

Væsentlige ændringer skal godkendes, da du ellers risikerer, at du ikke kan få tilskud til dem.

Du må godt gennemføre ændringen, før den er godkendt, men det er for egen regning og risiko.

Dit tilskud kan ikke sættes op, så bliver projektet dyrere end ventet, skal du selv finansiere forskellen.

Det handler om ændringer i projektets budget, og grænsen afhænger af, hvor stort dit tilsagn er.

Uanset tilsagnets størrelse er det en væsentlig ændring, hvis en enkelt udgiftspost i dit budget i Tast selv falder med 50.000 kr. eller mere, eller hvis du tilføjer en ny udgiftspost på 50.000 kr. eller mere.

Derudover er det en væsentlig ændring, hvis det samlede godkendte budget eller en hovedaktivitet i tilsagnet falder med:

• mere end 20 pct., hvis dit tilsagn er på mindre end 150.000 kr.
• mere end 10 pct., hvis dit tilsagn er på 150.000 kr. eller derover

Andre afvigelser i budgettet kan du ikke søge om at få godkendt undervejs. Dem oplyser du først om, når du søger om udbetaling - men du skal oplyse om dem alle sammen.

Er du i tvivl om, hvor din ændring lander, så tag fat i din koordinator. Det er lettere at få afklaret på forhånd end at rette op bagefter.

Du søger om en forlængelse - og det er vigtigt, at du gør det i tide. I dit tilsagn står en frist for at søge om slutudbetaling, og din ansøgning om forlængelse skal være sendt senest den dato. Kommer den for sent, risikerer du, at den bliver afvist.

Du søger i Tast selv. Godkendes forlængelsen, fastsætter Plan- og Landdistriktsstyrelsen efter indstilling fra din aktionsgruppe en ny frist.

Inden for projektperioden - det vil sige fra den startdato, du har angivet, og frem til fristen for at søge om slutudbetaling. Begge datoer står i dit tilsagn.

Det gælder alle udgifter, du søger tilskud til, også dem der er ændret undervejs. Udgifterne skal både være afholdt og betalt, inden du kan få tilskuddet udbetalt, og du skal kunne dokumentere begge dele.

To ting er værd at holde øje med:

• Udgifter afholdt før den startdato, du selv har angivet, kan ikke tages med. Det samme gælder alt, der ligger før den 1. januar 2023.
• Bliver du forsinket, skal du søge om at få fristen forlænget, inden den udløber. Så rykker projektperioden med.

Ja, det må du gerne. Men det kan koste dig på tilskuddet.

Vælger du en leverandør, du har sammenfaldende interesser med, kan tilsagnet til den pågældende udgiftspost blive sat ned med op til 25 pct., når du søger om udbetaling. I vurderingen indgår det blandt andet, om varen er leveret til kostpris.

Der er sammenfaldende interesser, hvis du selv ejer eller sidder i bestyrelsen eller direktionen i det selskab eller den forening, der leverer til projektet.

Det samme gælder, hvis leverandøren er nær familie - ægtefælle, børn, forældre, søskende, niecer og nevøer og deres ægtefæller. Er du en forening, opstår situationen også, når et bestyrelsesmedlem ejer eller er direktør i en virksomhed, der byder på eller leverer til projektet, eller vælger en leverandør, de er nært beslægtet med. Virksomheder med samme ejer eller i samme koncern tæller også med.

Vil du undgå nedsættelsen, skal du vælge en leverandør, du ikke har den slags bånd til. Det kaldes armslængdeprincippet, og det skal sikre, at projektets udgifter er prissat på markedsvilkår.

Fra du får tilsagn, til tilskuddet er udbetalt, skal det fremgå af din hjemmeside og dine officielle profiler på sociale medier. EU's logo skal stå på hjemmesiden og på materiale om projektet – brochurer, plakater, flyers. Har du fået tilsagn på mere end 10.000 euro (ca. 74.500 kr.), skal du også sætte et synligt skilt op ved projektet.

Tip: hent skiltskabelon, designmanual og logofiler i dokumentbanken – så er det klaret på én gang.
Læs mere: afsnit 11 i vejledningen.

At du skal kunne skille projektets udgifter ud fra dine øvrige udgifter i bogføringen. EU stiller krav om det, så du selv har styr på projektets økonomi og kan fremvise, præcis hvilke udgifter der hører til projektet.

Der er ingen krav om et bestemt system. Bruger du et bogføringssystem med funktionen, er det oplagt at bruge det. Har systemet ikke den slags, kan du skrive projektets journalnummer eller en anden entydig kode i bogføringsteksten. Har du slet ikke et bogføringssystem, kan du bruge et regneark med en kolonne til journalnummeret. Det afgørende er bare, at projektets posteringer entydigt kan identificeres.

Når du søger om udbetaling, skal du indsende et skærmprint af dit bogføringssystem eller regneark, som viser, hvordan mindst én af projektets udgifter er bogført. Udgiftsoversigten, hvor du samler projektets bilag, tæller ikke som dokumentation for særskilt bogføring - det er to forskellige ting.

Kom i gang med den særskilte bogføring fra projektets start. Har du hverken system eller regneark, risikerer du, at tilskuddet bliver sat ned.

Så skal du følge tilbudsloven og indhente mindst 2 underhåndsbud pr. kontrakt.

Ved udbetaling skal du kunne vise de afsendte opfordringsskrivelser, de tilbud du fik, og dokumentation for dem, du ikke valgte.

Tip: gem mails og tilbud i en mappe, mens du indhenter dem. Brevskabelon og "Skema om tilbudsloven" ligger i Dokumentbanken.
Læs mere: afsnit 7.4 og 7.5 i vejledningen. Spørgsmål til selve loven: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, kfst.dk/udbud.

Det er dit ansvar at undersøge, og at tilladelserne er på plads, når arbejdet udføres.

Du bliver bedt om at sende dem med, når du søger udbetaling. 
Læs mere: sidst i afsnit 4.5 i vejledningen.

Fordi dit projekt er medfinansieret af EU, og offentligheden skal kunne se det.

Kravet gælder fra den dag, du får dit tilsagn, og indtil tilskuddet er udbetalt. Overholder du det ikke, kan dit tilskud blive sat ned med op til 1 pct. af det endelige godkendte beløb.

Hvad skal jeg gøre?

Der er fire krav, og de gælder i det omfang, de er relevante for dit projekt:

• Har du en officiel hjemmeside, skal projektet og EU-støtten fremgå, og EU-logoet skal på.
• Har du officielle profiler på sociale medier, skal projektet og EU-støtten nævnes på dem.
• Får du mere end 10.000 EUR i tilsagn, skal du sætte et fysisk skilt op.
• Laver du kommunikationsmateriale om projektet, skal EU-logoet på det.

En kort beskrivelse af, hvad projektet handler om, med en fremhævelse af, at det får støtte fra EU - og det officielle EU-logo.

Du kan lægge det på en underside om projektet eller på "Om os", og logoet behøver ikke stå lige ved siden af beskrivelsen. Du skal kun gøre det ét sted, også hvis du har flere hjemmesider.

Kort hvad projektet handler om, og at det får støtte fra EU. F.eks.: "Vi har fået penge fra EU til det nye køkken i vores café."

Logoet må du gerne bruge, men det er ikke et krav. Skriver du det i selve profilteksten frem for i et opslag, slipper du for at gentage det, hver gang du nævner projektet - og det er lettere at dokumentere bagefter.

Så skal du ikke oprette dem.

Kravet gælder kun, hvis du har dem i forvejen. En hjemmeside eller profil er officiel, når den repræsenterer din forening, virksomhed eller myndighed - ikke hvis den kun handler om dig som privatperson.

Mindst A3-størrelse, med en tekst om, hvad projektet går ud på, og med EU-logoet på. Teksten behøver ikke være lang - projektets titel eller en sigende sætning er nok. Skiltet kan være en plade, en plakat eller en skærm. Skal det stå udendørs, skal det kunne tåle vejret.

Der ligger en skabelon i Dokumentbanken, som du med fordel kan bruge.

Et sted, hvor offentligheden kan se det - f.eks. ved indgangen, i receptionen eller udendørs i nærheden af projektet.

Har projektet ingen fysisk placering, kan du hænge det op på din egen adresse. Det sættes op, når du får tilsagn, og må tages ned, når tilskuddet er udbetalt. Du må gerne lade det hænge længere.

Kommunikationsmateriale er foldere, brochurer, nyhedsbreve, plakater, annoncer, pressemeddelelser og lignende, der fortæller om projektet og er rettet mod offentligheden eller deltagerne.

Afgørende er, om materialet handler om selve projektet. Skilte ved de enkelte malerier i en støttet særudstilling gør ikke - en folder om hele udstillingen gør.

Ja. Logoet må ikke ændres eller kombineres med andre grafiske elementer eller tekster - du må f.eks. ikke skrive projektets navn inde i logofeltet.

Bruger du andre logoer ved siden af, skal EU-logoet være mindst lige så stort målt i enten højde eller bredde. Og du må ikke bruge andre symboler til at vise, at projektet er støttet af EU. De godkendte logo-versioner ligger i Dokumentbanken.

Link og skærmprint fra hjemmesiden og fra hver social profil. Mindst to fotos af det fysiske skilt, som tilsammen viser teksten og logoet, hvor skiltet hænger, og hvor stort det er — fotografér det f.eks. sammen med en tommestok.

Og kopi, skærmbillede eller foto af dit kommunikationsmateriale med logoet på.